Tips para tener reuniones más productivas

Tips para tener reuniones más productivas

Son fundamentales para generar nuevos negocios, planificar y coordinar equipos. Claves para optimizar los resultados.

Tips para tener reuniones más productivas


 

 

Las reuniones son una herramienta esencial para lograr sinergia en los equipos de trabajo, fijar metas comunes, compartir ideas y revisar el avance de proyectos.

También, son decisivas para la comunicación entre proveedores y clientes de distintas empresas.

Sin embargo, estos encuentros también pueden convertirse en un lastre para la productividad si no se administran correctamente.

A continuación, los puntos clave para optimizar los resultados y evitar que resulten una pérdida de tiempo.

 

 

Establecer un objetivo

Saber con antelación cuál será el tema principal de la reunión permitirá a los participantes estar mejor enfocados y realizar aportes valiosos.
Además del objetivo general, es recomendable escribir y compartir una serie de puntos específicos que se necesiten discutir.

Incluso, se puede asignar una cantidad de tiempo determinada para cada cuestión. El resultado directo de este marco acotado es que los participantes tenderán a concentrar sus respuestas –irán al punto– para seguir el ritmo marcado por la agenda.

Un ejemplo notable de la planificación previa de las reuniones lo ofrece Neil Blumenthal, cofundador de Warby Parker (exitosa tienda online de lentes para EE.UU. y Canadá).

El ejecutivo comparte la agenda de una reunión en una plataforma colaborativa como Google Drive y los participantes deben leerla con 24 horas de antelación. De esta forma, pueden anotar comentarios y realizar preguntas sobre el mismo documento, lo que en definitiva ayuda a llegar a la reunión con una mejor preparación.

Sólo invitar a personas involucradas

Tips para tener reuniones más productivas
Las juntas suelen “estirarse” en el tiempo cuando incluyen a demasiadas personas. Y se vuelven más largas si hay gente presente que no está involucra directamente en los temas objetivos del encuentro.

Incluso cuando se trata de equipos pequeños, se recomienda minimizar el número de personas que asisten.

En primer lugar, ocurre que las personas extra, al permanecer en la reunión, estarán quitando tiempo valioso a otras tareas de su real incumbencia. 

Además, si no se las invitó expresamente para que provean una nueva perspectiva externa sobre alguna cuestión, lo que harán es realizar un aporte de baja calidad. Por ejemplo, preguntas recurrentes para ponerse al día y propuestas ya desechadas o consabidas en un proyecto en marcha.

Jeff Bezos, el fundador de Amazon, es un defensor de los planteles pequeños. Desde una perspectiva descontracturada, afirma que “dos pizzas” deberían ser suficientes para alimentar a todos los asistentes. Si este no es el caso, es porque hay demasiadas personas en la sala.

El ejecutivo prefiere mantener reuniones con un puñado de personas antes que reuniones masivas. Afirma que así se da lugar al surgimiento de más ideas individuales y se evita que sean aplacadas por el “pensar en grupo”.

Empezar y terminar a tiempo

Tips para tener reuniones más productivas
Resulta imprescindible marcar un punto de inicio estricto para evitar demoras. Mucha gente sale de la oficina a buscar un café o comienza a encender su notebook a último momento. La realidad es que todos ellos deben tomar el hábito de llegar un par de minutos antes para realizar los preparativos previos.

Dar término a la reunión dentro del cronograma pautado también es fundamental, porque cada miembro del equipo tiene, además de la reunión, una agenda particular que cumplir durante la jornada.

Llegado el caso, si se necesita de una extensión, se puede verificar si el tema en particular que se tratará atañe a todos los presentes o varios de ellos pueden retirarse a continuar con sus labores.

Por su parte, la economista y directora de Facebook Sheryl Sandberg dice respetar los horarios de inicio pero tiende a terminar los encuentros antes de lo convenido, si le es posible. 



Para esto se basa en la agenda previa: una vez que se tacharon todos los puntos a discutir, da por terminada la junta, incluso si sólo duró minutos.

- Elegir el horario correcto
Convocar a una reunión para el comienzo de la jornada puede ser una mala idea. La mayoría de la gente llega a la oficina y necesita poner en marcha de manera urgente algunos ítems de su planificación diaria. Otros, en cambio, ya llegan con algún pendiente de la jornada anterior.

Así las cosas, la reunión temprana será tomada por muchos de los invitados como un obstáculo que demora otras tareas y puede convertirse en un motivo de estrés.

Por la mañana, horarios como las 10 o las 11 suelen ser los ideales para reuniones productivas. En cuanto a la tarde, los expertos recomiendan hacerlas a las 15 o 16, lo que usualmente deja lugar para luego concluir la jornada de manera normal.

Elegir el horario correcto

Tips para tener reuniones más productivas



Convocar a una reunión para el comienzo de la jornada puede ser una mala idea. La mayoría de la gente llega a la oficina y necesita poner en marcha de manera urgente algunos ítems de su planificación diaria. Otros, en cambio, ya llegan con algún pendiente de la jornada anterior.

Así las cosas, la reunión temprana será tomada por muchos de los invitados como un obstáculo que demora otras tareas y puede convertirse en un motivo de estrés.

Por la mañana, horarios como las 10 o las 11 suelen ser los ideales para reuniones productivas. En cuanto a la tarde, los expertos recomiendan hacerlas a las 15 o 16, lo que usualmente deja lugar para luego concluir la jornada de manera normal.

Tomar notas y enviar un sumario

El resumen de lo conversado durante una reunión se conoce como “minuta” y, si bien realizarlo requiere de un poco de esfuerzo extra, consolida los resultados y da pautas concretas para la acción.

El sumario debe enviarse a todos los que estuvieron en la reunión, con un punteo de los ejes temáticos tratados y las tareas pautadas claramente explicadas y asignadas.

La minuta también resulta la mejor manera de comunicar con exactitud lo que ocurrió en una reunión a las personas que asistieron pero que están involucradas en las cuestiones tratadas.

Más resultados

Las reuniones de trabajo son decisivas para lograr que distintas personas o equipos se pongan de acuerdo y sincronicen sus tareas. Así, se trata de una herramienta valiosa para hacer avanzar una empresa.

Sin embargo, debe evitarse lo que se conoce como “reunionitis”, que es incorporar encuentros a la agenda sin motivo y en exceso. Además, cada junta debe ser bien realidad.

La preparación y la estructura deberían acompañar a toda reunión. En este marco se podrá sacar el máximo provecho del tiempo, de la energía y la creatividad de los asistentes.